Rückenwind+: Seniorenhilfe SMMP setzte sich mit Arbeitszeitmodellen, Kommunikation und Coaching auseinander – viel Lob zum Abschluss

Drei Jahre lang widmete sich das Projekt „Binden. Bilden. Bewegen.“ der Frage, wie man die Organisationskultur der Seniorenhilfe SMMP verbessern kann. Besonders für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den Übergang bewährter Fachkräfte in die mittlere Führungsebene gab es viele Ideen. Die werden nun umgesetzt.

„Viele dieser Schlüsselkräfte verfügen über wichtige Schlüsselqualifikationen und steigen in Funktionen wie eine Wohnbereichsleitung oder eine stellvertretende Pflegedienstleitung auf. Sie darauf gut vorzubereiten und zu schulen, ist uns ein großes Anliegen. Dafür haben wir jetzt nachhaltig Grundlagen gelegt“, sagt Daniela Kaminski, Personalleiterin der Seniorenhilfe SMMP.

Wer eine Pflegedienst- oder Einrichtungsleitung übernimmt, muss umfangreiche Weiterbildungen belegen. Die seien bei den stellvertretenden Funktionen oder Aufgaben wie den Hausmanagerinnen der Senioren-Wohngemeinschaften aber nicht Voraussetzung. Deshalb sah man hier Bedarf. „Denn wenn diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einmal zu Vorgesetzten werden, befinden sie sich in einer neuen Situation. Sie sollen dann Anweisungen geben, sind für viele aber noch die Kolleginnen und Kollegen von gestern. Das Coaching und die Beratung dieser Fachkräfte sind aus aus diesem Grund sehr wichtig“, erklärt Carina Ballbach, Leiterin der Stabsstelle Unternehmensentwicklung für die Seniorenhilfe SMMP.

Das Projekt „Binden. Bilden. Bewegen.“, das im Rahmen des Förderprogramms „rückenwind+“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und dem Europäischen Sozialfonds mit 380.000 Euro gefördert wurde, hatte zum Ziel, eine nachhaltigere Organisationskultur zu schaffen. Es setzte auf drei Ebenen an: einem Führungskräfteprogramm für Betriebsleitungen und mittlere Führungsebene, einem einheitlichen Konzept zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen sowie einem Ausbildungskonzept für die Fachkräfte von morgen.

Die Gestaltung eines gelingenden Einstiegs in neue Arbeitsbereiche und eine gute Begleitung der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellte sich dabei schnell als zentrale Aufgabe heraus. Da waren natürlich auch die Führungskräfte zum Mitdenken eingeladen. „Wir freuen uns, dass sich im Laufe der drei Jahre über 100 Fachkräfte aller Ebenen an den Arbeitsgruppen und Weiterbildungs-Modulen beteiligt haben. 35 von ihnen erhielten jetzt bei den beiden Abschlussveranstaltungen in der Pflegeschule der Gesundheitsakademie SMMP in Geseke und im Bergkloster Bestwig entsprechende Zertifikate.

Digitale Fortbildung ist zeitlich flexibel

Die wichtigsten Ergebnisse lassen sich in sieben Punkten zusammenfassen: Erstens wurde die Vernetzung regionaler Strukturen verbessert. Dabei unterscheidet die Seniorenhilfe SMMP zwischen vier Netzwerken: der Region Herten, Heiden und Dorsten, Geseke sowie Warendorf und Oelde. „In diesen Regionen ist es sinnvoll, gemeinsame Ausbildungs- und Personalthemen festzulegen und auch gemeinsam in die Personalakquise und Werbung zu gehen. Dafür haben wir jetzt bessere Voraussetzungen geschaffen“, erläutert der Geschäftsführer der Seniorenhilfe SMMP, Frank Pfeffer.

Zweitens haben die Arbeitsgruppen ein Konzept für die digitale Fortbildung entwickelt. „Dazu kaufen wir Module ein, die zum Teil Pflicht, zum Teil aber auch freiwillig sind. Der Vorteil der individuellen und digitalen Schulungen ist, dass sich jeder dafür die passenden Zeitfenster aussuchen kann. So kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die Fortbildungszeit flexibel im Sinne der Work-Life-Balance gestalten“, sagt Daniela Kaminski.

Auch wurden ganz neue Formen von Feedback-Gesprächen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden kreiert. „Früher gab es Jahresgespräche, bei denen der Vorgesetzte einen vorgegebenen Fragenkatalog abarbeitete. Jetzt legen wir Karten mit Fragen aus, die unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Ebenen gemeinsam formuliert haben. Beide Gesprächsteilnehmer sitzen dann gleichberechtigt gegenüber und suchen sich die Themen aus, die sie besprechen wollen“, beschreibt Daniela Kaminski die vereinbarte Vorgehensweise.

Einheitliche Konzepte für Ausbildung und Einarbeitung

Viertens wurden während der dreijährigen Projektphase einheitliche Konzepte zur Einarbeitung und Ausbildung ausgearbeitet. Eng damit hängt auch die Schaffung neuer Funktionsstellen sogenannter Ausbildungskoordinatorinnen zusammen. Diese Aufgaben übernehmen Kerstin Bornefeld für die Einrichtungen in den Kreisen Warendorf und Oelde, Claudia Behlke für Herten-Westerholt und Sylvia Schmidt für den Bereich Geseke und Lippstadt.

Darüber hinaus entwickelten die Projektgruppen während der rückenwind-Phase ein Entwicklungsprogramm für Führungskräfte. „Dazu gehören Weiterbildungsangebote zur Persönlichkeitsentwicklung, zum Zeit- oder Konfliktmanagement“, nennt Carina Ballbach Beispiele. Und schließlich habe die Schaffung neuer Begegnungsstrukturen für die mittlere Führungsebene eine Rolle gespielt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begegneten sich auch in der vergangenen Woche bei den Abschlussveranstaltungen zu „Binden. Bilden. Bewegen.“ in Geseke und in Bestwig. Dort erhielten sie als Anerkennung für ihre Mitarbeit ihre Zertifikate.

„Diese Treffen haben mir viel gebracht“, berichtet zum Beispiel Michael Pöpping aus der Zentralverwaltung der Seniorenhilfe SMMP. Der 34-Jährige arbeitet dort seit 2008. Jetzt wird er die Personalleitung für die SMMP Servicedienste übernehmen – „und dafür war es gut, Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Einrichtungen besser kennenzulernen. Dann weiß man, mit wem man es dort zu tun hat.“ Insgesamt besuchte der gelernte Bankkaufmann im Rahmen des Programms Rückenwind sechs Module: vom Veränderungsmanagement über Kommunikation und Konfliktmanagement bis zum Teambuilding: „Dabei habe ich viel gelernt. Übrigens auch fürs Privatleben.“

Ergebnisse in die Zukunft tragen

Die mittlere Führungsebene hatte zum Abschluss noch einmal ganz konkret an dem Thema Nachhaltigkeit gearbeitet. „Denn wir wollen die Ergebnisse dieses Rückenwind- Prozesses auch in die Zukunft tragen“, betont Daniela Kaminski.

So beschäftigte sich eine Projektgruppe mit dem Veränderungsmanagement. Eines der Ergebnisse ist – wie in mehreren ambulanten Diensten auch – in den stationären Einrichtungen Touren und Schichten einzuplanen, deren Arbeitszeiten sich auch mit den familiären Pflichten von Eltern kleiner Kinder vereinbaren lassen. „Im Seniorenheim beginnt die Frühschicht normalerweise um 6 Uhr. Aber es gibt Bewohnerinnen und Bewohner, die später aufstehen wollen oder bei denen die Uhrzeit der Pflege flexibler ist“, weiß Frank Pfeffer. Deshalb habe man jetzt in einer Stationären Einrichtung auch eine Schicht ab halb acht.

Die weiteren Projektgruppen beschäftigten sich mit Kommunikationsstrukturen, Anti-Stress-Angeboten oder innovativen Jahreskalendern. „Der überrascht zum Beispiel mit einem Müllbeutel, in dem man Ballast abwerfen darf oder Schmunzelsteinen, mit denen man anderen Freude macht“, nennt Daniela Kaminski Beispiele.

Sabine Plass-Tanzgeschirr hat diese kreativen Einheiten ebenfalls gut in Erinnerung: „Wir haben uns gut ausgetauscht und Spaß gehabt. Es ist schön zu sehen, dass für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diese Weise etwas getan wird – und dass man die mittlere Führungsebene in die Entwicklungen einbezieht.“

„Eine tolle Erfahrung“

Sabine Plass-Tanzgeschirr arbeitet bereits seit 20 Jahren bei der Seniorenhilfe SMMP und ist stellvertretende Leiterin der Martinus ambulanten Dienste in Herten-Westerholt. Dort wolle man viele Anregungen und Gewohnheiten aus dem Rückenwind-Prozess übernehmen: „Ohnehin sind wir dort schon im engen Austausch. Aber den wollen wir noch klarer strukturieren und intensivieren. Denn für die Vermittlung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – etwa, wenn es Engpässe gibt – oder bei den Übergängen von Patienten und Kunden von ambulanten zu teilstationären und stationären Angeboten ist das ungemein wichtig.“ Sie hat alle Weiterbildungsmodule im Rahmen von „Binden. Bilden. Bewegen.“ besucht und resümiert: „Der Rückenwind-Prozess war für viele von uns eine tolle Erfahrung.“

Das bestätigt eine Mitarbeiterumfrage, an der sich 500 Beschäftigte der Seniorenhilfe SMMP beteiligten. Demnach ist die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen – „und schon vor drei Jahren war die ziemlich gut“, freut sich Carina Ballbach. Besonders hervorgehoben wurden das Mitarbeiterlob und die Gelegenheit zur persönlichen Rücksprache mit den Vorgesetzten. Auch die Führungskräfte gaben noch bessere Noten. Die neue Form individueller Personalentwicklungsgespräche kommt bei ihnen besonders gut an.

Carina Ballbach erklärt: „Neben dieser positiven Auswertung stehen am Ende des Prozesses aber noch viele Anregungen zur Führungskräfte- und Potenzialförderung. Daran wollen wir weiterarbeiten.“ Der Prozess „Binden. Bilden. Bewegen“ sei also trotz offiziellem Abschluss noch nicht am Ende. Die Leiterin Unternehmensentwicklung verspricht: „Er bewegt sich noch weiter.“