In der Zentralverwaltung der Seniorenhilfe SMMP laufen die Fäden von fast 1.300 Mitarbeitern zusammen

Personalsachbearbeiterin Sylvia Rosenke hat gerade den Dienstplan des Hauses Maria Regina auf dem Bildschirm und prüft den Einsatz einer 400 Euro-Kraft im zurückliegenden Monat: „Wenn die zuviel Überstunden macht, sind zusätzliche Sozialabgaben fällig“, weiß die Mitarbeiterin aus der Zentralverwaltung der Seniorenhilfe SMMP.

Hier, direkt neben dem Gertrudis-Hospital in Herten-Westerholt, werden die Gehälter und Honorare für 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berechnet, Verträge aufgesetzt und geprüft, Bilanzen und Jahresabschlüsse für acht Senioren-Einrichtungen und zwei Kliniken erstellt. Eine Abteilung, die wenig wahrgenommen wird – ohne die im Bereich der Seniorenhilfe SMMP und der Katholischen Kliniken Lahn aber wahrscheinlich wenig lief.

Betriebsamkeit eines Call-Centers

In dem langen Flur des Klinkerbaus herrscht die Betriebsamkeit eines Callcenters. Immer wieder geht das Telefon. So auch bei Personalsachbearbeiterin Helena Schleiden: Eine Pflegekraft aus Geseke versteht beim Anblick der Lohnabrechnung die Welt nicht mehr. Wieso hat sie in diesem Jahr sechs Urlaubstage weniger als im vergangenen? Helena Schleiden bleibt freundlich: „Auf Anhieb verstehe ich das auch nicht. Aber da wird es eine Erklärung für geben.“ Sie holt sich den Personalbogen auf den Bildschirm und hat sogleich eine Vermutung: „Oh, Sie waren im letzten Jahr fast drei Monate im Mutterschutz? Und Sie sind geringfügig beschäftigt? Dann ist diese Zeit wohl bei der Berechnung Ihres Anspruchs für dieses Jahr nicht berücksichtigt worden.“ Natürlich ändert sie das sofort.

„Schon wieder so ein Fall, den die Software nicht kannte“, sagt Martina Restel. Sie ist die Leiterin des Personalwesens in der Zentralverwaltung. Hier müssen auch die Computer dazulernen. „Deshalb darf das für uns nie eine Entschuldigung sein. Wir lernen immer neue Fälle kennen und müssen den Rechnern unser Wissen beibringen.“

Schwierige Tarifumstellung

Besonderes Kopfzerbrechen hat ihrer Abteilung in diesem Jahr die Umstellung der Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Deutschen Caritasverbandes – kurz AVR – gemacht. Nach diesem Tarif werden die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Seniorenhilfe bezahlt. Die Logik erschließt sich nicht immer, sagt Martina Restel und blättert den gelben Ordner auf: „In der Gruppe 2 – zu der die meisten Verwaltungsangestellten gehören – sind die Orts- und Verheiratetenzuschläge geblieben, und in 2a und 2b, die neuerdings die Pflegekräfte in den Krankenhäusern von denen in den Senioreneinrichtungen unterscheidet, aber nicht.“ Die Folge seien komplizierte Berechnungen von Ausgleichszahlungen zur Besitzstandswahrung.

„Da kamen eine Menge Fragen auf uns zu. Aber wie soll das auch jemand verstehen?“, schüttelt die staatlich geprüfte Betriebswirtin und gelernte Bürokauffrau den Kopf. Währenddessen versucht sie die Unterlagen wieder in den abgewetzten Ordner zu zwängen. Die Klammer, die die 250 Seiten hält, ist schon ausgeleiert. „Und es kommen immer Seiten dazu.“

Personalbedarfsrechnung

Der ganze Personaleinsatz in den Senioreneinrichtungen muss sauber abgestimmt sein. Den kalkuliert, beobachtet und berechnet die Zentralverwaltung in Westerholt. „Sobald sich eine Pflegestufe ändert, ein Bewohner neu hinzukommt oder einer stirbt, verändert sich der Personalbedarf. Den müssen wir in der Pflege­personal­bedarfs­rechnung monatlich neu kalkulieren“, erklärt Ursula Buschmann, die den Fachbereich Rechnungswesen und Controlling in der Zentralverwaltung leitet. Denn je nach Belegung und Pflegestufen werde der Kostenanteil für das Personal über die Pflegekassen monatlich refinanziert.

Toleranz von 0,5 Prozent

Ein Kunststück, das nicht ohne ausgereifte Software gelingt. Und selbst die muss möglichst fehlerfrei bedient werden. Eine Unterdeckung von 0,5 bis einem Prozent wird noch toleriert. „Sonst macht der Medizinische Dienst Probleme“, sagt die 46-Jährige. Ein Prozent – das ist nicht viel. Und die Kosten einer Überdeckung bleiben beim Träger. „Das muss sich in Grenzen halten“, weiß Ursula Buschmann.

Das Rechnungswesen sorgt auch dafür, dass die Gebühren der Heimbewohner eingehen und verbucht werden. Viele zahlen ihren monatlichen Satz noch per Rechnung. „Ältere Menschen haben oft Vorbehalte gegen Einzugsermächtigungen. Das respektieren wir“, sagt die gelernte Betriebswirtin und Industriekauffrau, auch wenn das zusätzlichen Aufwand bedeute. „Auch unser Mahnwesen ist human. Wenn Bewohner in Rückstand sind, wollen wir zunächst zwischen Heimleitung, Bewohnern und Betreuern vermitteln. Das kostet Zeit, gelingt aber meist.“

So spiegelt sich das christliche Leitbild der Häuser – ob gegenüber Mitarbeitern, Mietern oder Kunden – auch im Personal- und Rechnungswesen wieder.